Félicitations! Vous êtes l'« organisateur » officiel d'un événement à venir. Avec ces nouvelles responsabilités, il est possible que vous souhaitiez compléter le sondage ci-dessous qui inclut des conseils qui vous permettront d'accorder plus de flexibilité à votre budget...:
1) Saison/Dates: certaines destinations offrent des tarifs haute et basse saison. Suivant vos dates, les différences de tarifs peuvent être considérables. Il est également important de signaler à l'organisateur de votre séjour en hôtel si le groupe est en mesure de se réunir durant, ou dans les jours suivant ou prédédant un jour férié.
a. Recherche: si vous avez déjà choisi une ville, renseignez-vous pour savoir si cette ville a un important festival, une convention, un événement spécial (par exemple, le Superbowl), etc de prévu. Si vous êtes encore en mesure de changer vos dates, il est préférable d'organiser votre réunion une semaine avant ou après un événement important prévu dans cette ville. Organiser votre événement au même moment peut considérablement augmenter votre budget et devenir très chaotique pour vos invités.
2) Déterminer le meilleur jour de la semaine: certains hôtels cherchent à augmenter leur chiffre d'affaires les weekends ou en semaine. Par exemple, un hôtel situé dans le quartier des affaires peut paraître parfait mais offre des tarifs plus attractifs le weekend. Vice versa, une superbe station balnéaire peut avoir plus de problème à trouver des clients en semaine.
3) Est-ce que les tarifs qui vous sont proposés correspondent à une chambre individuelle ou à une chambre double ou triple? La plupart du temps, le tarif des chambres rentre dans votre budget mais si votre groupe est tel que certaines chambres vont héberger jusqu'à quatre personnes, des frais supplémentaires peut vous être proposée qui fluctue entre $10 et $30 par personne supplémentaire dans une chambre. Quand vous faites votre demande à l'hôtel, assurez-vous de sélectionner un type de chambre approprié pour que les tarifs qui vous sont proposés soient les plus précis possible.
4) Renseignez-vous à l'avance pour savoir s'il existe des frais supplémentaires en utilisant le bouton information sur l'hôtel à gauche de l'offre de l'hôtel: des frais supplémentaires s'appliquent-ils à l'hôtel qui vous intéresse? Des frais de parking? L'hôtel accepte-t-il les animaux domestiques, et si oui, cela implique-t-il des frais supplémentaires? Y a-t-il d'autres frais obligatoires que les taxes sur les chambres? Ces frais supplémentaires peuvent s'accumuler et constituer un montant non négligeable. Certains frais sont négociables si l'hôtel voit en votre groupe un client potentiel.
a. Recherchez quels services sont inclus dans le tarif proposé: certains hôtels incluent, avec la réservation d'une chambre, un petit-déjeuner gratuit, des événements qui sont accessibles aux clients de l'hôtel dans l'après-midi, l'accès à leur salle de sport, ou un accès gratuit à Internet. Ces gratuités vous permettent non seulement d'économiser de l'argent, mais peuvent également améliorer votre expérience à cet hôtel. Ces gratuités sont énumérées dans la rubrique "commentaires" des offres d'hôtels, au-dessous du tarif groupe de l'hôtel.
5) Nourriture et boisson: si vous prévoyez un banquet lors de votre événement, assurez-vous de le mentionner dans votre demande de groupe, de ce faire seulement les hôtels pouvant acceuillir un banquet vous répondront. Les hôtels qui offrent des salles de banquet sont aussi plus souvent enclin à réserver et bloquer des chambres et à offrir des réductions si vous utilisez leur service de restauration et leur salle de banquet. Quand vous avez sélectionné un hôtel qui répond à tous vos besoins et accomode votre budget, utilisez le bouton "contacter l'hôtel" afin de pouvoir visualiser les menus. Verifiez les frais de service et les taxes. Ces frais sont en plus du prix des menus and peuvent ajouter 20% à 30% supplémentaire. Un moyen de réduire ces frais supplémentaires:
a. HotelPlanner.com négocie toujours une réduction de 20% à 50% sur la nourriture et les boissons pour votre groupe. Consultez la rubrique "commentaires" des offres d'hôtels pour en savoir plus sur ces réductions.
b. Proposez un modèle de menu et le prix que vous vous attendez à payer, tout compris, et présentez-le à l'hôtel. Par exemple, créez un petit-déjeuner qui inclut plusieurs types de pains, du jus de fruit, et du café/thé, pour un prix tout inclus qui rentre dans le budget que vous vous êtes fixé par personne, et essayez de voir s'ils peuvent changer leurs menus pour rentrer dans votre budget. La plupart des hôtels Hotel Planner offrent un petit-déjeuner gratuit aux groupes. Cette gratuité sera également énumérée dans la rubrique « commentaires » sur l'hôtel. de quantité visée/économisée de $your par personne, et voyez s'ils peuvent changer leurs menus pour rencontrer votre budget. La plupart de planificateur d'hôtel que les hôtels offriront le déjeuner libre pour votre groupe, cet à valeur ajoutée sera également énuméré dans la section commentaires d'offre d'hôtel.
c. Jetez un coup d'oeil aux menus offerts par les restaurants de l'hôtel. Si vous voyagez en petit groupe, il est bon d'en profiter et de simplement diner au restaurant de l'hôtel, ou dans un restaurant aux alentours.
6) Audiovisuel: laissez votre agent s'occuper de vos besoins en matériel audiovisuel et demandez un devis individuel. La location d'un lecteur DVD est chère. Quelques fois, il est plus avantageux d'acheter votre propore lecteur DVD. Cependant, renseignez-vous auprès de votre agent pour savoir s'il existe des frais de « connexion » si vous aménez votre propre matériel.
7) Location de salle de réunion: si le nombre de chambres correspond au nombre de personnes qui assistent à votre réunion, il sera plus simple de négocier le tarif des chambres avec la location d'une salle de réunion. Si votre réunion inclut une exposition ou si votre groupe a besoin de beaucoup d'espace, ou d'une plus grande salle de réunion (pour environ 100 personnes, et vous réservez également 10 chambres par nuit), attendez-vous à payer pour la location d'une salle de réunion. Hotel Planner peut vous aider à ne pas payer pour la location d'une salle de réunion si : a) votre groupe ne se réunit pas à une période d'affluence (par exemple, un jour férié et/ou pendant leur basse saison); b) vous avez un budget élevé pour les repas de vos invités par nuit/chambre (par exemple, vos participants ont prévu de manger à l'hôtel leur petit-déjeuner, déjeuner, ont des casse-croûtes prévus le matin et l'après-midi, et une réception/dîner le soir); c) votre événement entraîne la réservation de toutes les chambres de cet hôtel.
8) Activités à proximité: votre groupe aura-t-il beaucoup de soirées libres, ou prévoyez-vous de programmer des activités à l'extérieur pour votre groupe? Dans un cas ou l'autre, si les participants ont la possibilité de se rendre à de nombreuses attractions locales à pied, cela peut aider à limiter vos frais en tant qu'organisateur ou en tant que participant. Si votre groupe a de nombreuses soirées libres, et que les attractions sont accessibles à pied, les participants apprécieront de ne pas avoir à payer pour se déplacer en taxi, de ne pas avoir à prendre leur voiture, et de ne pas avoir à conduire dans une ville étrangère. Si vous prévoyez des activités à l'extérieur, le transport aller-retour jusqu'au lieu de l'attraction peut entrainer des dépenses considérables. Si vous choisissez un hôtel proche de nombreuses attractions, et que les participants peuvent s'y rendre à pied, ce sont des frais en moins. Cliquez sur le bouton information sur l'hôtel à gauche de l'offre de l'hôtel pour avoir accès à une carte du quartier où se situe votre hôtel ainsi qu'une liste des attractions locales à droite de la carte et la distance à laquelle se trouve chaque attraction depuis votre hôtel. Hotel Planner peut également organiser vos options d'hôtels par rapport à leur distance à un endroit spécifique. Sélectionez l'option « rechercher par » au-dessus des résultats d'offres d'hôtels.
9) Transport: si plusieurs de vos participants arrivent par avion, renseignez-vous du prix des vols depuis plusieurs grandes villes autour des dates de votre événement. Si vous recherchez plusieurs villes en même temps, il est possible que vous vous rendiez compte que le prix des vols soit beaucoup plus raisonable depuis une ville qu'une autre. De même, utilisez le bouton information sur l'hôtel à gauche de chaque offre d'hôtel pour recevoir des informations sur le coût du shuttle ou du taxi depuis l'aéroport, et sur le temps pour arriver à votre hôtel depuis l'aéroport.
10) Surclassment et commodités: votre agent Hotel Planner se renseignera toujours pour savoir si votre groupe peut obtenir un surclassement gratuit en suite au tarif groupe; ou s'il peut obtenir des commodités supplémentaires gratuites pour vos invités VIP. Ces traitements de faveur se remarqueront au sein du groupe et peuvent vous être proposés sans que vous ayez à dépenser plus.
11) Un bonus en plus! Une gratuité pour cinquante réservations: il est courant que la plupart des hôtels offrent une chambre gratuite pour cinquante chambres réservées pour un groupe! Certains hôtels n'offrent cette gratuité que si cinquante chambres sont réservées PAR NUIT. D'autres hôtels vous créditeront sur la base du nombre total de chambres accumulées. Certains hôtels offrent une chambre gratuite pour quarante chambres reeservées, ou parfois moins. Hotel Planner propose de nombreux hôtels qui offrent une chambre gratuite pour seulemnt dix chambres réservées par nuit. La possibilité d'obtenir une chambre gratuite vous est présentée dans la rubrique commentaires au-dessous de l'offre d'hôtel pour un tarif de groupe. c'est des hôtels d'une norme tout au plus, où pour chaque cinquante salles a repris par un groupe, un est libre ! Quelques hôtels offrent un par cinquante élogieux seulement quand cinquante ou plus sont pris PAR NUIT. D'autres propriétés créditeront ceci sur une base cumulative. Quelques propriétés offriront un par quarante élogieux, ou même moins. Le planificateur d'hôtel travaille avec beaucoup d'hôtels qui offrent la salle libre pour aussi le peu de que 10 salles par nuit. Ces affaires libres de pièce seront présentées dans la section commentaires sous l'offre de taux de pièce de groupe d'hôtel.
Bonne courage et bonnes négociations! Vous êtes maintenant sur le chemin du bonheur en tant qu'organisateur d'événement!