Frequently Asked Questions for Hotels

Pourquoi ai-je reçu cette notification d'une demande de groupe ?

Nous sommes une agence de voyage en ligne spécialisée dans la réservation pour les groupes. Après avoir reçu une demande d'un responsable de groupe, nous la transmettons aux hôtels inscrits dans notre base et à tous les hôtels expressément sollicités par le client. Lorsque vous recevez notre email sans être inscrit, vous pouvez suivre le lien redirigeant vers notre site et contenant les détails sur le groupe. Dans la partie gauche, vous verrez un lien pour inscrire votre hôtel et publier une offre. Aucuns frais d'inscription ni d'adhésion ne vous seront demandés. Notre agence travaille par commission. Celle-ci doit être payée pour les chambres véritablement utilisées, après le départ du groupe.

Appliquez-vous des frais d'adhésion ?

Non, l'adhésion et la publication d'offres sur nos groupes n'entraînent aucuns frais. Notre agence fonctionne par commission c'est-à-dire que lorsque vous publiez une offre, vous devez indiquer un tarif de groupe soumis à commission (qui s'élève généralement à 10 %).

Comment filtrer les demandes de groupes ?

Une fois votre inscription effectuée, vous pouvez configurer les paramètres de votre compte pour ne recevoir que le type de demandes de groupes que vous souhaitez. Vous pouvez filtrer les recommandations de groupes par chambre par nuit, budget, type de groupe, nombre de nuits minimum par séjour et bien plus. Ces filtres permettront à chaque responsable de ventes de ne recevoir que les recommandations et gérer les groupes correspondant au segment de leur marché. Les responsables de ventes des hôtels sont susceptibles d'avoir leurs propres comptes et filtres de recommandations.

Appliquez-vous une majoration à nos tarifs de groupe ?

Non, nous n'appliquons aucune majoration à vos tarifs. Le tarif que vous offrez au groupe est celui dont ils doivent s'acquitter à la fin. Les groupes payent l'hôtel directement pour les chambres de groupe ; le client ne nous verse aucun paiement.

Comment savoir si mon offre a été sélectionnée ?

Dans le cas où l'une de vos offres est sélectionnée pour examen par le client, un email vous sera envoyé avec les coordonnées du client et les instructions afin de le contacter pour la réservation. À ce stade, le client est chargé de vous contacter au numéro de téléphone fourni pour votre compte. La plupart des hôtels transmettent alors les documents pour la réservation ou appellent pour confirmer la carte de crédit. Il est possible que vous deviez également répondre à quelques questions en plus pour le responsable du groupe.

Pourquoi mes offres ne sont-elles pas sélectionnées ?

Tout d'abord, veuillez vous assurer d'avoir bien lu notre Aide menu d'aide. Un certain nombre de points doivent être pris en considération au moment de publier une offre. Vous devez prendre en compte le budget du client, le nombre d'étoiles souhaité et toute autre spécification requise par le client (par exemple une salle de banquet ou des activités à proximité). Dans l'hypothèse où vous prêtez attention à tout ceci et que vous ne recevez toujours pas d'offres de groupes, vous devriez consulter le Mes statistiques menu de mes statistiques. Il vous apportera des remarques vous permettant de comprendre pourquoi les groupes n'ont pas sélectionné votre hôtel.

Que faire si toutes les chambres de notre hôtel ont été réservées après la publication d'une offre ?

Vous pouvez soit laisser l'offre telle quelle puisqu'il s'agit d'un tarif par chambre ou vous pouvez prendre le temps d'assurer le suivi du groupe avec une Aucune disponibilité offre non disponible afin que le groupe sache que toutes vos chambres sont réservées. Le client doit prendre les dispositions finales avec vous, vous pouvez donc en profiter pour les informer qu'entre-temps toutes vos chambres ont été réservées.

Comment supprimer/modifier mon offre ?

Vous avez toujours la possibilité de supprimer une offre en utilisant le Supprimer bouton supprimer qui se trouve sur chaque offre dans votre résumé de compte. Par ailleurs, vous pouvez toujours publier une nouvelle offre pour chaque demande de groupe afin de remplacer l'ancienne offre par la nouvelle.

En quoi consiste l'expiration de l'offre ?

L'expiration de l'offre vous permet de préciser la durée pendant laquelle votre offre est valable une fois que le client l'aura reçue pour la première fois. Le client peut encore vous contacter au sujet de leur séjour, mais vous n'êtes plus tenu de prolonger votre offre après son expiration, c'est-à-dire que le tarif est susceptible de changer après expiration. Il s'agit d'une technique de vente efficace visant à inciter le client à vous contacter le plus tôt possible. Il s'agit d'une technique de vente efficace visant à inciter le client à vous contacter le plus tôt possible.

Lorsqu'un client contacte votre hôtel directement après avoir soumis une demande de groupe via HotelPlanner, l'hôtel devra verser à HotelPlanner une commission sur les montants véritablement perçus pour les chambres comme compensation pour avoir recommandé le groupe même dans l'éventualité où le tarif a subi une modification.

Pouvez-vous nous envoyer un formulaire W9 pour une demande d'identifiant de contribuable ?

Oui, Cliquez ici pour télécharger notre demande de formulaire W9 pour un identifiant de contribuable au format PDF.

Si un agent de voyage effectue une réservation de chambres via HotelPlanner.com, devons-nous vous verser 10% et 10% à l'agent de voyage ?

Non, nous sommes les seuls à qui vous devez verser 10% et nous nous assurerons que la commission destinée à l'agent de voyage lui soit transmise rapidement. Toutes les commissions nous sont toujours versées.

Disposez-vous d'un numéro IATA ?

Oui, Veuillez nous envoyer un email pour demander notre numéro.

En quoi consiste la date limite ?
  • Il s'agit de la date précédant l'arrivée, lorsque les réservations de chambres pour le groupe ne seront plus acceptées.
    Par exemple : supposons que la date d'arrivée est le 15 juin
  • Une date limite d'une semaine supposerait que les réservations faites pour ce bloc au tarif de groupe négocié ne seraient plus honorées à compter du 8 juin et que les chambres restantes seraient à nouveau disponibles pour le grand public.
En quoi consiste l'attrition ?

L'attrition correspond au montant minimum des chambres réservées qui doivent être utilisées et/ou finalement payées.

Par exemple : si 100 chambres sont réservées et que le client n'en utilise que 50, une attrition qui s'élève à 60% signifierait que le client devra quand même s'acquitter du paiement pour 60 chambres (60%).

Les autres hôtels ou les visiteurs du site verront-ils les tarifs de groupe que je propose ?

Non, seul le responsable du groupe verra votre tarif de groupe. Nous ne publions jamais les tarifs de groupe que vous avez soumis via notre société.

De plus, les autres hôtels n'auront pas la possibilité de voir vos offres de groupe et vous ne pourrez pas voir leurs offres.

En quoi consiste les conditions d'annulation pour mes offres ?

Lorsque des offres sont publiées, le champ d'annulation correspond aux conditions d'annulation pour chaque réservation de chambre individuelle une fois réservée dans le bloc du groupe. L'annulation générale du bloc de chambres serait couverte par votre attrition et les politiques relatives aux acomptes.

En quoi consiste les acomptes par groupes ?

Vous pouvez préciser le montant de l'acompte que vous souhaitez au cas par cas à chaque fois que vous publiez une offre sur un groupe. Vous pouvez saisir le montant de l'acompte souhaité sous forme de pourcentage des chambres réservées ou en indiquant un montant fixe.

En quoi consiste la taxe totale ?

Veuillez saisir le montant de tous les taux d'imposition obligatoires au niveau fédéral, local et de l'état sur les chambres.

Par exemple si votre hôtel a une taxe d'état s'élevant à 7% et une taxe de la ville à 3%, vous devrez saisir une valeur fiscale totale de 10%.

Le tarif que vous indiquez n'inclut pas les taxes, ce qui donnera à nos clients un aperçu du montant des taxes dont ils devront s'acquitter dans votre région.

En quoi consiste les autres frais divers ?

Ce champ est destiné à tous les frais divers fixes qu'ils devront payer pour les chambres tels que la « taxe de séjour », les « frais de nettoyage » ou la « « taxe de lit ». Il s'agit généralement de montants relativement peu élevés, par exemple 3 $ par chambre et par nuit.

Vous pouvez laisser ce champ vide ou saisir 0.00 si vous n'imposez pas ce type de frais ou taxes fixes supplémentaires.

Qu'est ce que les taxes fixes ?

Nous vous prions d'écrire la somme des montants de toutes les taxes fixes fédérales/étatiques/locales par nuitée

Par ex. : si votre hôtel a une taxe de séjour fixe de $ 2 par nuitée en plus de tout autre pourcentage de taxe, il faut écrire $ 2

Comment puis-je vous contacter ?

Nos agents seront ravis de vous apporter leur aide pendant nos heures d'ouverture:

Numéro de téléphone: 1-800-898-1347
Adresse email: Hotels@HotelPlanner.com